Warsztat discovery

Warto zacząć od początku

W świecie cyfrowych produktów tempo ma ogromne znaczenie, ale cel nadal jest najważniejszy. Najgorzej to biec szybko, w złą stronę. Właśnie dlatego kluczowe znaczenie w realizowanych przez nas projektach IT mają warsztaty discovery – etap, który poprzedza projektowanie graficzne i development, a w rzeczywistości decyduje o ich skuteczności. W alterpage warsztaty discovery to nie formalność, lecz fundament udanego procesu projektowego. To moment, w którym zespół programistów, designerów i osób zaangażowanych docelowo w realizację  projektu siada z Tobą przy jednym stole i wspólnie definiuje odpowiedź na pytanie: co będziemy dla Ciebie budować i dlaczego?  Zanim powstanie pierwsza linijka kodu, trzeba zrozumieć użytkownika, Twój biznes, potrzeby i cel jaki chcesz osiągnąć.

Dlaczego discovery to nie tylko etap, ale filozofia pracy

Wiele firm IT zaczyna rozmowę z potencjalnym Klientem od wyceny. Klient pyta: „Ile to będzie kosztować?”, a software house odpowiada wyłącznie estymacją. Problem w tym, że bardzo często na tym etapie Klient sam nie wie jeszcze, co dokładnie chce zrealizować. Nie ma opracowanego zakresu projektu, modelu biznesowego, dokumentacji funkcjonalnej wraz z kryteriami akceptacji. Czasem istnieje tylko ogólny pomysł, potrzeba i powierzchowna analiza tego jak podobne kwestie rozwiązuje konkurencja. Nie jest to jednak jeszcze gotowy plan na to, czego stworzenie Klient chce zlecić agencji digital lub software house.

Bez szczegółowych informacji, wycena nie będzie rzetelna – bo trudno wycenić coś, co nie zostało szczegółowo opisane. Dlatego w alterpage warsztaty discovery realizujemy zanim powstanie wycena projektu. To właśnie podczas warsztatów discovery określamy zakres, funkcjonalności, procesy biznesowe i wymagania techniczne. Efektem nie jest interaktywna prezentacja ani wybiórcza notatka ze spotkania, ale pełna dokumentacja projektowa.

Warsztat discovery w modelu fixed-price

W alterpage wycenę projektów realizujemy w modelu fixed-price – czyli z góry określając cenę. Obliczamy ją na podstawie zakresu tego co jest do wykonania. Daje Ci to bezpieczeństwo i przewidywalność, ale jednocześnie wymaga od nas precyzyjnego zdefiniowania (z Twoją pomocą), co dokładnie wchodzi w zakres projektu.

Nie ma tu miejsca na niedopowiedzenia – każda funkcjonalność, każdy moduł i każdy proces muszą być opisane, zanim przejdziemy do realizacji (najpierw projektu graficznego, a następnie prac programistycznych). I właśnie temu służy discovery.

Dzięki warsztatom jesteśmy w stanie wspólnie z Tobą ustalić:

• co system ma robić,
• kim będą jego użytkownicy i jak będą z niego korzystać,
• jakie zależności będę występować między modułami,
• jakie technologie są potrzebne do realizacji,
• jak zmierzyć sukces po wdrożeniu.

Mając taką wiedzę, jesteśmy w stanie przygotować rzetelną wycenę i harmonogram.

Jak wyglądają warsztaty discovery w alterpage

Zaczynamy od rozmowy  - czasem krótkiej (jedna, kilkugodzinna sesja offline), a czasem kilkudniowej (dwie lub więcej sesji offline w zależności od potrzeb).

Podczas warsztatów łączymy cztery perspektywy:

• biznes
• użytkownik
• technologia
• kontekst

Dzielimy je na 4 zależne od siebie etapy:

Etap 1: Podłoże biznesowe - Rozmawiamy o strategii firmy, rynku, konkurencji i problemie, który projekt ma rozwiązać. Skupiamy się wyłącznie na celach.

Etap 2: Perspektywa użytkownika - Tworzymy „persony”, mapujemy ścieżki użytkownika, analizujemy motywacje i bariery. To moment, w którym definiujemy, co sprawi, że użytkownik będzie wiedział co może zrobić za pomocą Twojego rozwiązania i dzięki czemu wróci by skorzystać z niego ponownie.

Etap 3: Technologia i możliwości - Nasz zespół programistów ocenia realność pomysłów. Dobieramy podejście technologiczne, projektujemy architekturę i określamy ograniczenia. Zastanawiamy się, czy lepiej będzie zastosować podejście szablonowe czy rozwiązanie dedykowane.

Etap 4: Prototypowanie i dokumentacja - Na koniec warsztatów discovery powstaje roboczy draft „Product Discovery Report”, czyli zestaw materiałów projektowych, które określają wizję projektu i jego założenia techniczne.
Ten dokument jest naszym pierwszym wspólnym punktem odniesienia.

Po warsztatach draft przekazujemy do Ciebie, po to byś mógł się z nim zapoznać i wprowadzić uwagi lub doprecyzować wybrane obszary. Następnie po Twoim feedbacku dopracowujemy treść, nadając jej finalną strukturę. Dopiero po akceptacji dokumentu „Product Discovery Report” staje się on oficjalną bazą do wyceny w modelu fixed-price. Po jej akceptacji będzie też załącznikiem do umowy. Każda zmiana w treści dokumentu po przygotowaniu przez nas wyceny – zwłaszcza jeśli odnosi się ona do kryteriów akceptacji – oznacza zmianę zakresu prac, a tym samym wpływa na koszt i harmonogram.

Jeśli więc w trakcie projektowania lub developmentu pojawi się potrzeba dodania lub przemodelowania funkcjonalności, logiki czy zmiany wymagań – aktualizujemy dokumentację i przygotowujemy nową wycenę. Działa to również w drugą stronę – jeśli rezygnujemy z części funkcji, koszt projektu może się proporcjonalnie zmniejszyć. Podobnie sytuacja wygląda w kolejnej fazie, czyli podczas realizacji projektu graficznego lub programowania. Zmiana jest czymś nowym, dlatego zawsze wiąże się ze zmianą kosztów. 

Product Discovery Report jest dokumentem, który staje się punktem odniesienia dla całego projektu – od wyceny po wdrożenie. To wspólny język między biznesem a technologią, który pozwala realizować projekt w sposób przewidywalny i transparentny. Discovery nie jest więc kosztem dodatkowym, ale warunkiem bezpieczeństwa projektu – zarówno dla Ciebie, jak i dla nas. Dzięki niemu obie strony wiedzą dokładnie, co jest do zrealizowania, jak to zrobimy i dlaczego w taki sposób.

W skład „Product Discovery Report” wchodzą:

• cele biznesowe i kontekst projektu,
• potrzeby oraz profile użytkowników,
• opis wszystkich funkcjonalności i scenariusz ich działania wraz z kryteriami akceptacji,
• rekomendacje technologiczne,
• zakres integracji,
• ewentualny backlog funkcjonalny.

Czas trwania i koszt warsztatów discovery

Warsztaty discovery nie mają jednej, stałej ceny ani długości. Ich czas i koszt zależą od skali projektu oraz poziomu złożoności systemu.

Dla niewielkich serwisów biznesowych czy prostych aplikacji webowych, wystarczy jedno spotkanie trwające kilka godzin. W przypadku dużych dedykowanych platform – np. systemów e-commerce, platform benefitowych czy konkursowych – discovery może trwać kilka dni, a udział w nich będzie wymagał większej liczby specjalistów: UI/UX designera, backend developera, frontend developera, analityka biznesowego i project managera.

Finalnie na cenę warsztatów składa się szacowana (również w modelu fixed-price) liczba godzin, potrzebnych na przeprowadzenie spotkań i opracowanie dokumentacji. Zawsze informujemy, o tym przed rozpoczęciem discovery – dokładnie wiesz, jak długo potrwa proces i co otrzymasz po jego zakończeniu. Warsztaty rozpoczynamy po podpisaniu umowy i opłaceniu przez Ciebie faktury. 

Efekt warsztatów: mniej ryzyka, więcej przewidywalności 

Discovery nie wydłuża projektu – wręcz przeciwnie, skraca go. Zamiast wielomiesięcznych zmian zakresu w trakcie projektowania UI/UX lub developmentu, decyzje podejmowane są w oparciu o wiedzę i wspólne ustalenia zawarte w dokumentacji, a nie założenia i domysły

Dla Ciebie oznacza to:

• jasny zakres prac,
• dokładną wycenę projektu,
• mniejsze ryzyko technologiczne,
• lepsze dopasowanie rozwiązań do potrzeb biznesowych.

Dla naszego zespołu – mniej chaosu i większą satysfakcję z pracy nad dobrze zdefiniowanym produktem.

Discovery – czy warto? Warto!

Z naszych analiz wynika, że projekty, które przeszły przez warsztaty discovery, mają 40% mniej zmian zakresu w trakcie ich trwania i kończą się 30% szybciej względem szacowanego, umówionego deadline. Nie generują zatem dodatkowych kosztów projektu, nie przeciągają terminu oddania. To nie przypadek. Discovery precyzuje szczegóły i usuwa „szum informacyjny”, który najczęściej przeradza się  w napięcia i nieporozumienia.

Discovery jako element partnerskiej współpracy

Warsztaty to także moment, w którym zespół klienta i alterpage zaczynają działać jak jeden organizm. Poznajemy się, uczymy się wspólnego języka, ustalamy zasady komunikacji.
To ważniejsze, niż się wydaje – bo większość problemów projektowych wynika nie z błędów technologicznych, ale z braku komunikacji. Dlatego w czasie discovery budujemy nie tylko dokumentację, ale i relację.

To co, widzimy się na warsztatach?