Mit podstawowych funkcjonalności w dedykowanych rozwiązaniach IT na przykładzie CMS

Digitalizajca na dobre zagościła w myśleniu o nowoczesnym zarządzaniu wśród osób decyzyjnych w przedsiębiorstwach. Nie jest ona już tylko miłym dodatkiem, którym można się pochwalić klientom, kontrahentom czy konkurencji, ale faktycznie usprawnia i rozwiązuje wiele problemów. Automatyzuje procesy biznesowe i poprzez tworzone narzędzia staje się równocześnie bardzo przystępna i intuicyjna w zarządzaniu i codziennym użytku. Nie inaczej jest w przypadku dedykowanych rozwiązań IT (tworzonych np. na potrzeby marketingu),takich jak aplikacje webowe czy mobilne. W procesie ich wytwarzania udział bierze szereg specjalistów, którym przez cały czas projektowania i programowania przyświeca nadrzędny cel, czyli przyjemne doświadczenia użytkownika, rozumianego zarówno jako odbiorca końcowy, lecz także jako administrator. Dlatego do rąk tego drugiego często oddawany jest system CMS (content management system),który umożliwia wykonywanie dzięki zaprogramowanym funkcjonalnościom zdefiniowanych wcześniej czynności. To właśnie dzięki systemowi CMS, do zarządzania projektem może być zaangażowana osoba, bez kompetencji i wiedzy programistycznej. Pracując z systemem CMS, co do zasady można w łatwy sposób administrować określonymi elementami. Możliwość ich edycji należy jednak wypracować dużo wcześniej, a więc na etapie tworzenia przez software house czy agencję interaktywną dokumentacji funkcjonalnej projektu… Celem tego działania jest uniknięcie sytuacji, w której przy odbiorze dzieła obie strony doznają szoku, ponieważ okazuje się, że wizje tego „co jest do zrobienia” (agencja) i „za powstanie czego zapłaciłem” (klient) diametralnie się różnią.

Dedykowane rozwiązania wymagają dedykowanego podejścia

Produkty jak również usługi spersonalizowane, które wytwarzane są na specjalne zamówienie charakteryzują się tym, że posiadają cechy niepowtarzalne i wykorzystywane wyłącznie przez nie. Dotyczy to wielu branż w tym również branży digital i usług takich jak programowanie. Poza rozwiązaniami dedykowanymi, zawsze dostępne są zamienniki, których „produkcja” jest masowa przez co często nie odpowiadają one w 100% potrzebom kupującego. W przypadku systemów IT mowa tu o popularnych szablonowych rozwiązaniach CMS takich jak np. Wordpress czy Joomla!. Ich masowość i proces tworzenia sprawiają, że różnią się one wyłącznie layoutem zawierając jednak stały zakres funkcjonalności dostępnych po zalogowaniu do panelu administratora. Ta znacząca różnica pomiędzy dedykowanymi systemami CMS, a szablonowymi, powinna być uwzględniana i wyraźnie komunikowana zarówno przez zamawiającego dzieło jak i firmę, która je tworzy. Może bowiem dojść do sytuacji, w której klient podjął decyzję o przejściu z rozwiązania szablonowego na dedykowane. Następnie opracował zbiór funkcjonalności, których nie miał dotychczas, zapominając o… wskazaniu tych, które świetnie sprawdzały się w dotychczasowej pracy…  Błędne założenie polega w tego typu przypadkach na przekonaniu, że skoro obecne rozwiązanie miało już pewne elementy to dedykowane rozszerzy tylko ich zakres. Przy odbiorze dzieła dochodzi do wielkiego zaskoczenia, gdy okazuje się, że brakuje „podstawowych” funkcjonalności, które posiada „każdy CMS”. Niestety w rozwiązaniach dedykowanych nie są one odgórnie zdefiniowane. Jeśli zatem w dokumentacji funkcjonalnej (na podstawie, której wykonywana jest wycena, a następnie praca) nie pojawił się opis funkcjonalności umożliwiającej np. zmianę/przypomnienie hasła w przypadku jego zgubienia lub zapomnienia przez próbującego się zalogować administratora, to ta funkcjonalność na pewno nie będzie zawarta w zamawianym dedykowanym CMS.

Najważniejsze funkcjonalności strony www z dedykowanym systemem CMS

Decydując się na przejście lub pierwszy kontakt z dedykowanym oprogramowaniem tego typu i rozwiewając mit polegający na istnieniu minimalnego zakresu funkcjonalności, należy zastanowić się co będzie kluczowe i niejako „podstawowe”. Dla przykładu strona www z dedykowanym systemem CMS powinna zawierać w obszarze CMS przede wszystkim:

• Dashboard – najczęściej służy on do prezentowania kluczowych treści, z różnych części systemu CMS. To co dokładnie się w nim znajdzie zależy wyłącznie od wcześniej sprecyzowanych wymagań.
• Baner/slajder – jeśli strona internetowa jest w niego wyposażona, konieczne jest udostępnienie możliwości nie tylko zmiany grafiki, lecz także tekstu, takiego jak nagłówek, lead, jak również tekst na przycisku, który dodatkowo można w dowolny sposób zlinkować. •Edytor tekstu – istotna funkcjonalność umożliwiająca wprowadzanie treści, publikowanych w kącikach eskperta lub na blogu strony czy sklepu internetowego. Dzięki często publikowanym artykułom strona ma szansę dynamicznie piąć się w wynikach wyszukiwania Google.
• Moduł newslettera – zbieranie adresów mailowych gości wizytujących Twoją stronę może mieć niebagatelne znaczenie w sytuacji gdy chcesz na bieżąco komunikować swoją działalność, rozwój i to co dzieje się w Twojej firmie. Panel CMS powinien umożliwiać eksport zebranych maili w formie np. CSV, które w łatwy sposób można zaimportować do najpopularniejszych rozwiązań do masowej wysyłki maili, takich jak np. FreshMail.
• Pliki – wgrywane w serwisie, dobrze jest móc podejrzeć w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiejsze staje się zarządzanie nimi. Moduł ten powinien także umożliwiać ich dodawanie bez konieczności łączenia z artykułem czy innym obszarem i uzyskiwanie cennego urla, który można wykorzystać np. do zlinkowania jakiejś frazy w treści artykułu.
• Użytkownicy – jeśli dostęp do panelu CMS będzie miał więcej niż jeden użytkownik, warto, aby pojawiła się opcja zarządzania kontami. W takiej sytuacji potrzebne będzie stworzenie dwóch ról wraz ze zróżnicowanymi uprawnieniami, np. super admin i admin.

Agencja od zadań dedykowanych

Decyzja o stworzeniu projektu IT w oparciu o moduły i elementy programowane od podstaw, zapada bardzo często wówczas, gdy okazuje się, że używanych narzędzi nie da się odpowiednio „customizować”. Wówczas konieczna jest zmiana dostawcy usług z firmy, która (często jako autor) odpowiedzialna jest za utrzymanie i bieżącą obsługę. Jest to racjonalne działanie wynikające z faktu, że każda z firm (agencji interaktywnych, software house’ów czy agencji digitalowych) specjalizuje się w czym innym. Rzadko kiedy firma „stawiająca” rozwiązania szablonowe, posiada również bardziej rozbudowane kompetencje związane z know-how tworzenia dedykowanych systemów CMS. Często obce jej jest także tworzenie sklepów internetowych. O wiele trudniej jest tworzyć dedykowany system CMS od zera niż panel złożony z gotowych, rozwijanych przez olbrzymią społeczność modułów i pluginów. Dlatego tak ważne jest, by poszukiwana agencja mogła pochwalić się minimum kilkoma rozwiązaniami, wśród których znajdzie się m.in. strona www z dedykowanym systemem CMS. Warto porozmawiać z jej przedstawicielem na temat tego czy przed podpisaniem umowy można otrzymać link do demo ze stroną internetową z dedykowanym CMS. W ten sposób szybko da się ocenić m.in., czy dedykowany CMS:

• działa dynamicznie
• jest prosty w obsłudze
• ma przejrzystą strukturę
• przetłumaczony został na język polski (lub daje możliwość wprowadzenia tłumaczeń na inne języki)
• zawiera elementy niezbędne z perspektywy posiadanego dotychczasowego doświadczenia

Dodatkowo dysponując dostępem do strony www z dedykowanym systemem CMS istnieje możliwość pokazania np. zaprzyjaźnionemu programiście, na czym „postawiony” zostanie projekt i czy dedykowanemu CMS przygotowanemu w takiej postaci można „zaufać”. Chodzi przede wszystkim o technologię, w której strona internetowa z dedykowanym cms zostanie stworzona. Celem przejścia na rozwiązanie dedykowane jest bowiem jego nieustanny rozwój i doprogramowywanie istotnych, nowych funkcjonalności. Warto również przejrzeć referencje i rekomendacje wystawione przez osoby, zamawiające projekty z posiadanego przez firmę portoflio. Podpytanie o proces warsztatowy, dzięki któremu tworzona jest dokumentacja funkcjonalna, może dostarczyć cennych wskazówek odnośnie tego, kto reprezentuje wykonawcę. Szybko okaże się, czy pomysł na stronę www z dedykowanym systemem cms powstawał, głównie w gabinetach klientów, czy jednak wiele z koncepcji wypływało z zespołu produkcyjnego agencji.

Kiedy strona internetowa z dedykowanym systemem CMS się opłaca?

Tak zadane pytanie sugeruje sądzić, że ułomności wynikające z rozwiązań szablonowych przedstawionych w pierwszej części artykułu, prędzej czy później okażą się bardzo widoczne i uciążliwe. Rozpoczynając jednak od zalet to jest nią przede wszystkim niski próg wejścia, bowiem stronę z panelem CMS z szablonu kupić na rynku można już od około pięciu tysięcy złotych. Kolejną jest czas jaki potrzebny jest na wytworzenie w pełni działającej usługi. Biorąc pod uwagę fakt, że jest ona składana z „części”, będzie on zdecydowanie krótszy względem tego, który trzeba by poświęcić na budowanie wszystkiego od nowa. Zakładając zatem, że celem głównym jest zbudowanie szybko, tanio i „na jakiś czas” to rozwiązania opensourcowe zdadzą egzamin w pierwszych etapach działalności. Gdy jednak dojdzie do jej rozwoju i lekcja z zarządzania systemem, a także poznania potrzeb własnych zostanie odrobiona, przyjdzie czas by:

• zdefiniować zakres i obszar funkcjonalności, z góry zakładając, że nie istnieje ich podstawowy katalog
• przejrzeć rynek pod kątem firm specjalizujących się w tworzeniu rozwiązań dedykowanych
• dokładnie zweryfikować czy ta, na którą ostatecznie zamierzamy się zdecydować spełni pokładane w niej nadzieje i wykona swoją pracę w zgodzie z najwyższymi standardami, uwzględniając przede wszystkim bezawaryjność, intuicyjność i przejrzystość stworzonego narzędzia