W służbie projektom – czyli kim jest i za co odpowiada project manager

Projekty digital takie jak np. aplikacje mobilne czy sklepy internetowe  tworzone od podstaw, a więc w dedykowany sposób to skomplikowany i narażony na liczne potknięcia proces. Tak jak kapitan trzyma ster na statku i dba o to, żeby nie wpłynął on na mieliznę, tak samo na czele projektu, w którym udział biorą różni specjaliści stoi człowiek odpowiedzialny za to, by nie doszło do chaosu i bałaganu. Tą osobą jest project manager. Jego skuteczne działanie sprawia, że potencjalnie nieosiągalne kwestie stają się dostępne na wyciągnięcie ręki, a wszelkie nieporozumienia i konflikty gaszone są w zarodku. Dzięki niemu każdy członek zespołu wie za co jest odpowiedzialny, a informacje do klienta np. na temat aktualnego statusu projektu trafiają niemal każdego dnia. Jego praca, nastawienie i dyscyplina, ma zatem niebagatelny wpływ na ostateczny efekt, a także przede wszystkim na trzymanie się wyznaczonego deadline’u.

Rola project managera w agencji digital

W wielu dziedzinach naszego życia organizacja jest kluczem do sukcesu. Dlatego zawsze staramy się spakować na urlop minimum dzień wcześniej, z wyprzedzeniem planujemy zakupy czy realizację domowych obowiązków. Takie działanie pozwala na ograniczenie wystąpienia niepożądanych niespodzianek. Dokładnie te same zasady powinny być wcielane w życie wszędzie tam, gdzie praca zależna jest od czynnika ludzkiego, co szczególnie tyczy się usług. W ich przypadku niemożliwe jest „zaprogramowanie” maszyny, która wytwarzać będzie w określonym cyklu powtarzalne i identyczne produkty, bez konieczności dodatkowej ingerencji polegającej np. na dodatkowym researchu, prototypowaniu czy weryfikowaniu postawionych założeń. Czynności te przypisane są właśnie usługowemu charakterowi działalności agencji digital, którą jest wytwarzanie dedykowanego oprogramowania. Rola project managera polega zatem na nadzorowaniu realizowanej pracy i spajaniu elementów takich jak:

• zespół produkcyjny (designerzy, developerzy, testerzy, administratorzy serwerów)
• account manager
• zarząd agencji digital

Czym się zajmuje project manager

Najprostsza odpowiedź brzmi: zarządzaniem projektami. Warto jednak podkreślić, że projekt IT podzielony jest na fazy, z których każda zawiera kamień milowy. Począwszy od stworzenia konceptu, poprzez przygotowanie designu, programowanie, testowanie i implementację na środowisko serwerowe, project manager ma pełne ręce roboty. Zobrazować można to w następujący sposób:

• warsztaty projektowe – w sytuacji, gdy planowany projekt pozbawiony jest dokumentacji funkcjonalnej, a wszelkie informacje na jego temat zawarte są w briefie, konieczne jest przeprowadzenie warsztatów z przedstawicielem lub zespołem projektowym klienta. Odpowiedzialne za projekt po jego stronie są często osoby zajmujące takie stanowiska jak delivery manager, product owner, czy właśnie project manager. Podczas warsztatów trwających przeważnie od kilku do kilkunastu godzin, project manager reprezentujący agencję digital (a więc wykonawcę) pilotuje przebieg spotkania, wyznacza jego kierunek i nadzoruje, żeby kluczowe wątki były rozwijane, a mniej ważne ucina od razu w zarodku. Dba, by czas spotkania był możliwie jak najbardziej efektywnie spożytkowany i żeby na samym końcu, strony miały zgodność nie tylko w zakresie tego, co ostatecznie zostanie wykonane, ale również, że temat został wyczerpany w 100%. Celem jest dotarcie do momentu, w którym wszelkie pytania otrzymują odpowiedź i przynajmniej w warstwie opisowej projekt wydaje się być ukończony. Naturalną rzeczą jest to, że w trakcie jego trwania będą powstawać kolejne, bardziej szczegółowe pytania i możliwości odpowiedzi na nie, jednak dzięki warsztatom ma być ich możliwie jak najmniej. W trakcie warsztatów project manager chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem nabytym podczas realizacji dotychczasowych projektów, często proponując proste, aczkolwiek skuteczne rozwiązania. Wielokrotnie zdarza się, że jego pomysły pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu zarówno uczestnikom spotkania, jak również w dalszym procesie związanym już bezpośrednio z projektowaniem i developmentem. Dobrze jest, gdy podczas warsztatów project manager ma „pod ręką” osobę, która na bieżąco spisuje wnioski, dzięki czemu może on w całości skupić się na uwalnianiu swojej kreatywności. Do pomocy zaangażowany powinien zatem zostać account manager, który w trakcie realizacji projektu będzie na bieżąco kontaktował się z przedstawicielem klienta, przekazując mu najnowsze ustalenia uzyskane od project managera. Podsumowaniem warsztatów jest dokument zwany analizą przedwdrożeniową, który po naniesieniu poprawek i ostatecznej akceptacji klienta przeradza się w dokumentację funkcjonalną. Dokumentacja ta staje się załącznikiem do umowy i na niej oparta jest ostateczna wycena. Jest to niejako przepis na wykonanie projektu i podstawa do dalszej pracy project managera.
• projektowe (wewnętrzne) spotkanie zapoznawcze – dysponując zaakceptowanym dokumentem project manager zbiera cały zespół projektowy, a więc designerów i programistów, w tym oczywiście osoby obecne na warsztatach z klientem. Przeprowadza oficjalny proces wdrożenia w tematykę i założenia projektu, a także wyznacza liderów reprezentujących odpowiednio frontend i backend. Zadaniem wskazanych osób, będzie stworzenie zadań (tzw. tasków) w specjalnym narzędziu do zarządzania projektem, którym jest task manager, a następnie rozdysponowywanie pracy pozostałym.
• codzienne statusy (tzw. daily) – zgodnie z uzgodnionym (najpierw wewnętrznie, a następnie z klientem) harmonogramem realizowane są poszczególne zadania, których podsumowanie wraz z planowaniem następnych odbywa się na codziennym spotkaniu. Odbywać powinno się ono rano, czyli mniej więcej po pierwszej kawie. Dzięki temu zespół ma szansę zakomunikować project managerowi, co udało się zrobić, co poszło nie tak, a także jakie zagadnienie będzie realizowane w najbliższym czasie.
• nadzorowanie pracy – zadaniem project managera jest eliminowanie wszelkiego rodzaju blokerów i ułatwianie zespołowi możliwości skupienia się wyłącznie na zaplanowanych zadaniach. Jeśli zatem okaże się, że któremuś z programistów skończyła się licencja, konieczny jest zakup jakiegoś softu lub pojawiło się pytanie dotyczące programowanej funkcjonalności, obowiązkiem project managera jest szybka reakcja i doprowadzenie do zwinnego pokonania napotkanej przeszkody. Project manager musi też codziennie uczestniczyć w projekcie przypatrując się temu czy prace realizowane są zgodnie z założeniami zarówno pod kątem czasochłonności jak również zakresu funkcjonalności.

• raportowanie account managerowi – jeśli budżet projektu pozwala na udział account managera, project manager współpracuje z nim bezpośrednio informując o poczynionych postępach. Dzięki temu account manager dysponuje cenną wiedzą, którą powinien „z marszu” podzielić się z klientem. Gdy projekt jest mały lub środki na jego realizację wymagały szukania oszczędności, wtedy rolę account managera przejmuje project manager. W takiej sytuacji powinien zostać wysłany wyraźny komunikat o tym, że skutkiem niższej ceny jest dołożenie mu dodatkowych obowiązków, przez co kontakt może być rzadki. Strony muszą pamiętać, że najważniejszym zadaniem project managera jest realizowanie projektu zgodnie z poczynionymi wcześniej ustaleniami i wdrażanie ich możliwie jak najsprawniej. Account manager przekazujący aktualny stan projektu, może odpowiedzieć na dodatkowe pytania, a te na które nie zna odpowiedzi skonsultować z project managerem.
• raportowanie czasu – projekty w IT wyceniane mogą być na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest fixed price, a więc stała, z góry znana cena dotycząca określonego zakresu prac. Drugim jest time&material, czyli rozliczanie na podstawie przepracowanego czasu pracy. Bez względu na to, którą metodą rozliczony jest projekt, project manager ściśle współpracuje z narzędziem do rejestrowania (trackowania) czasu i skrupulatnie podsumowuje dzień każdego z członków zespołu, licząc tym samym marżowość projektu. W przypadku pierwszej metody nie ma sensu przekazywania tej informacji do klienta, a wyłącznie do bezpośredniego kierownictwa. W przypadku drugiej informacje powinny być kierowane przede wszystkim do klienta, który na każdym etapie projektu musi dysponować wiedzą, jakie wygenerował on do tej pory koszty.
• protokół odbioru – po zakończeniu nadzorowania odpowiednio procesów konsultacji i wypracowania dokumentacji funkcjonalnej, projektowania makiet i layoutów, programowania, testowania i wdrożenia na serwer, project manager odpowiedzialny jest za doprowadzenie do podpisania protokołu odbioru. Ten moment sprawia, że zespół może ze spokojną głową przejść do następnego, czekającego w kolejce projektu i być na stand-by w razie wystąpienia ewentualnych usterek w zakresie objętym gwarancją.

Widać więc, że rola project managera jest nieoceniona i projekt bez jego udziału skazany jest na katastrofę, ponieważ „nie poprowadzi się” sam. 

Cechy idealnego kierownika projektu, czyli co powinien umieć project

Mówi się, że nie ma ideałów, jednak w przypadku project managera z łatwością da się określić, jakie cechy powinien posiadać, żeby praca, którą wykonuje miała wysoką jakość. Zarządzanie ma to do siebie, że odbywa się skutecznie wyłącznie w warunkach porządku, ładu i transparentności. Może wydać się to śmieszne, jednak na koniec każdego dnia projektowego, mówiąc metaforycznie wszystko powinno zostać odłożone na swoje miejsce, dzięki czemu rozpoczęcie pracy następnego dnia będzie przychodzić z łatwością. Dbać o to powinien nie kto inny jak project manager. Równie istotne cechy to m.in.:

•  słowność (w kwestii terminów, przesłania materiałów etc.) – każdy lubi pracować z osobami dla których „słowo jest droższe od pieniędzy”. W przypadku projektów ma to ogromne znaczenie. Dobry project manager powinien obiecywać wyłącznie to, co jest w stanie dowieźć, jednak zawsze odpowiedź powinna być konkretna i bezpośrednia. Niedopuszczalne są zatem zapewnienia w stylu: ‘zrobimy w przyszłym tygodniu” – skoro tydzień ma pięć dni, należy określić czy będzie to poniedziałek, piątek czy inny dzień.
• odpowiadanie na nieodebrane połączenia tego samego dnia – project manager jest osobą zajętą i rozchwytywaną, ponieważ dysponuje olbrzymią, szeroką wiedzą na różne tematy. Nie należy się zatem obrażać, że nie odbiera telefonu. Jego obowiązkiem jest jednak oddzwonić w możliwie najszybszym czasie. Dostęp do jego numeru telefonu występuje wówczas, gdy w projekcie nie bierze udziału account manager. 
• odpisywanie na otrzymane maile tego samego dnia – podobnie jak z połączeniami telefonicznymi jest w przypadku maili. Odpowiedź powinna zostać udzielona tak szybko jak się da.
• regularna weryfikacja czy zespół ma co robić i czy praca jest właściwie rozplanowana – najgorsza sytuacja z możliwych występuje wówczas, gdy „wszyscy biegają, ale nikt nic nie wie”, czyli istnieje ogólna świadomość, że za dwa tygodnie powstać ma np. dedykowana strona internetowa, ale członkowie zespołu nie mają przypisanych do siebie zadań i proszą innych kolegów o pomoc w ich wyznaczeniu, stopując tym samym realizowaną przez nich pracę.
• przypominanie się account managerowi lub klientowi – zdarza się, że zamknięcie projektu zależne jest od materiałów wsadowych (np. zdjęcia, video, copy). Project manager nie może czekać na nie w nieskończoność. Dlatego w przypadku ich braku jego zadaniem jest regularne upominanie się o obiecane elementy i szykowanie scenariusza, w którym projekt zostanie odsunięty na boczny tor i będzie czekał na swoją kolej po tym, jak materiały zostaną ostatecznie dostarczone.
• właściwa organizacja warsztatu pracy – chodzi o wszystkie elementy, które się na niego składają, czyli np.: umieszczanie na dysku sieciowym otrzymanych od klientów plików z zachowaniem porządku, wymaganie, żeby każdy ticket miał oszacowany czas, tworzenie tzw. „minutek”, czyli krótkich podsumowań w formie maila po każdym spotkaniu.
• informowanie o swojej nieobecności – dobrą praktyką jest umieszczanie przed planowaną datą urlopu w widocznym miejscu (np. w okolicach stopki) dopisku OOO (out of office). Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu na informowaniu każdego z klientów osobiście, a dodatkowo powoduje, że mogą oni zaplanować pewne działania, chcąc je przyspieszyć lub opóźnić, zakładając ich realizację po powrocie project managera. W trakcie urlopu project manager powinien mieć ustawioną zwrotkę wysyłaną automatycznie w odpowiedzi na otrzymaną wiadomość mailową z informacją o tym, z kim można kontaktować się podczas aktualnej nieobecności.

Koszty zarządzania projektem, czyli ile zarabia project manager i ile zarabia account manager

Głównym kosztem dedykowanych projektów IT są zasoby ludzkie i know-how agencji reklamowej. Różnią się one tym samym od klasycznej produkcji, w której cenę determinują surowce, maszyny czy transport. Niemniej koszt managementu zawsze jest wynikiem tego, ile zarabia project manager i ile zarabia account manager. Wysokość ich stawek najczęściej zależy od doświadczenia, portfolio zrealizowanych projektów i wyników jakie są w stanie osiągnąć nadzorując zespół odpowiedzialny za „dowiezienie” programu partnerskiego  czy projektu UX . Stawki często różnią się od siebie, ze względu na fakt odmiennego zakresu zadań i tego co powinien umieć account manager. Niemniej koszt ten jest nieodłączną częścią projektu i żaden projekt nie wydarzy się bez osób, które podejmą się jego zarządzania. Należy zatem pamiętać, że ostateczny sukces zależeć będzie od motywacji i umiejętności osób, które niczym wspomniany kapitan statku będą z przekonaniem i energią płynąć na głębokie wody, ostatecznie docierając do celu.